Как мы помогли ускорить процесс формирования ветсправок
с 8 часов до 30 минут
Дата реализации проекта: 21.07.2021
Дата публикации кейса: 24.02.2022
Дата публикации кейса: 24.02.2022
— Команда КБ99 отвечает за результат, а не просто выполняет пункты из ТЗ
Станислав, программист КЗВС
Станислав, программист КЗВС
- 8 часовДо интеграции
- 30 минутПосле интеграции
- 200–300Отгрузок
КЗВС — крупный оптовый поставщик ветеринарных препаратов и зоотоваров с ассортиментом более 20 000 SKU. С 1 июля 2018 года Россельхознадзор обязал всех дистрибьюторов и производителей зоотоваров формировать электронные ветеринарные документы в системе «Меркурий». Для компании такого масштаба ручное оформление 200–300 отгрузок в день означало целый рабочий день одного сотрудника — или нескольких сотрудников, занятых только этим.
Задача пришла от Станислава, программиста КЗВС: автоматизировать оформление ветсправок в 1С 7.7, которая в КЗВС была глубоко доработана под бизнес-процессы.
Почему выбрали КБ99
Библиотека решений
Наша интеграция обходится клиенту дешевле, чем разработка с нуля. Если в начале работы цена интеграции начиналась от 300 000 рублей, сейчас мы можем настроить систему в 10 раз дешевле. Так бывает, если не нужно тратить бюджет на разработку и для интеграции в основном используются готовые модули.
Гибкая методология
Прежде чем начать работу, мы формулируем цель интеграции и составляем список задач. После этого готовим дизайн решения: согласуем необходимую функциональность и сроки внедрения. Если план устраивает — переходим к разработке. Такой подход позволяет решить практически любую задачу: от кастомизации маршрутов поставок до сокращения времени на формирование ветсправок.
Задача пришла от Станислава, программиста КЗВС: автоматизировать оформление ветсправок в 1С 7.7, которая в КЗВС была глубоко доработана под бизнес-процессы.
Почему выбрали КБ99
- Поддержка схемы «многие ко многим» в номенклатуре, чего у конкурентов не было.
- Готовые модули — настройка дешевле разработки с нуля.
- Гибкая методология под кастомизированную 1С 7.7.
- Команда отвечает за результат, а не за пункты ТЗ.
Библиотека решений
Наша интеграция обходится клиенту дешевле, чем разработка с нуля. Если в начале работы цена интеграции начиналась от 300 000 рублей, сейчас мы можем настроить систему в 10 раз дешевле. Так бывает, если не нужно тратить бюджет на разработку и для интеграции в основном используются готовые модули.
Гибкая методология
Прежде чем начать работу, мы формулируем цель интеграции и составляем список задач. После этого готовим дизайн решения: согласуем необходимую функциональность и сроки внедрения. Если план устраивает — переходим к разработке. Такой подход позволяет решить практически любую задачу: от кастомизации маршрутов поставок до сокращения времени на формирование ветсправок.
Готовые модули и гибкая методология ускоряют рабочие процессы
Как оптимизировать процессы на производстве,
где больше 20 000 SKU
«Краснодарзооветснаб» — КЗВС
Отрасль: производство, дистрибуция, оптовая торговля, интернет-торговля.
Деятельность: поставщик ветеринарных препаратов и зоотоваров
для сельскохозяйственных производителей, ветаптек и зоомагазинов.
Ассортимент: 20 000 SKU
К нам обратился Станислав, программист КЗВС, с запросом на автоматизацию оформления ветеринарных сертификатов в 1С 7.7. Конфигурация 1С 7.7 большая и сильно кастомизирована под требования бизнеса, много особенностей и нюансов работы, которые нужно учитывать в работе.
С 1 июля 2018 года Россельхознадзор обязал всех дистрибьюторов и производителей зоотоваров формировать электронные ветеринарные сопроводительные документы (ВСД) и загружать их в систему «Меркурий».
Из-за этих новых правил КЗВС нужно было перестроить работу: внедрить программное решение, которое поможет в автоматическом режиме отправлять ветсправки в «Меркурий» и упростит сотруднику оформление ВСД.
С 1 июля 2018 года Россельхознадзор обязал всех дистрибьюторов и производителей зоотоваров формировать электронные ветеринарные сопроводительные документы (ВСД) и загружать их в систему «Меркурий».
Из-за этих новых правил КЗВС нужно было перестроить работу: внедрить программное решение, которое поможет в автоматическом режиме отправлять ветсправки в «Меркурий» и упростит сотруднику оформление ВСД.
Почему не подошел «Контур»
Как мы узнали позднее, перед клиентом стоял выбор между СКБ «Контур» и нашей интеграцией. Станислав остановился на нашем решении, потому что у нас функциональность 1С позволяет привязывать одну номенклатуру к разным позициям в «Меркурии» и наоборот - схема работы "многие ко многим".
На тот момент в «Контуре» это сделать было нельзя. К тому же наша интеграция обошлась для клиента дешевле благодаря готовым модулям.
Как мы узнали позднее, перед клиентом стоял выбор между СКБ «Контур» и нашей интеграцией. Станислав остановился на нашем решении, потому что у нас функциональность 1С позволяет привязывать одну номенклатуру к разным позициям в «Меркурии» и наоборот - схема работы "многие ко многим".
На тот момент в «Контуре» это сделать было нельзя. К тому же наша интеграция обошлась для клиента дешевле благодаря готовым модулям.
Разобрались с «зоопарком» систем
В начале работы мы настраивали интеграцию для 1С 7.7 Торговля и Склад. Первая задача, которую нам нужно было решить, — это разобраться с «зоопарком». У клиента большое производство, поэтому для работы он использовал сразу несколько систем: логистическую программу ЕМИ, 1С 7.7 с прямыми запросами к MS SQL и нашу модуль интеграции Меркурия для «семерки».
Чтобы сократить время сотруднику на формирование ветсправок, нужно все данные по этим системам свести в одну программу — 1С. Для этого мы адаптировали интеграцию: написали блок кода, с помощью которого сроки годности загружаются из складской программы в 1С и в ВСД автоматически проставляются партии, собранные на складе. Это позволяет сотруднику сформировать ветсправки в пару кликов и быстро оформить транзакцию.
В начале работы мы настраивали интеграцию для 1С 7.7 Торговля и Склад. Первая задача, которую нам нужно было решить, — это разобраться с «зоопарком». У клиента большое производство, поэтому для работы он использовал сразу несколько систем: логистическую программу ЕМИ, 1С 7.7 с прямыми запросами к MS SQL и нашу модуль интеграции Меркурия для «семерки».
Чтобы сократить время сотруднику на формирование ветсправок, нужно все данные по этим системам свести в одну программу — 1С. Для этого мы адаптировали интеграцию: написали блок кода, с помощью которого сроки годности загружаются из складской программы в 1С и в ВСД автоматически проставляются партии, собранные на складе. Это позволяет сотруднику сформировать ветсправки в пару кликов и быстро оформить транзакцию.
"Зоопарк" систем КЗВС
Интерфейс модуля интеграции 1С ↔ ФГИС «Меркурий», внедренного в КЗВС
Подробнее — на странице Интеграция ФГИС Меркурий
Синхронизировали наименования номенклатуры
Главная сложность перехода на «Меркурий» — одну номенклатуру нужно было "привязать" к нескольким товарам в системе 1С и наоборот. Так получилось потому, что поставщики КЗВС в приходных накладных часто обозначают товарные позиции иначе, чем они называются в «Меркурии».
Чтобы избежать расхождений, операторы вручную сопоставили названия партий продукции в реестре «Меркурия» с номенклатурным справочником в 1С. Теперь при оформлении транзакции продукция в системе клиента стала соответствовать тому, как она называется в «Меркурии».
Номенклатурная позиция сопоставляется с несколькими наименованиями в реестре 1С и «Меркурия»
Настроили мультимодальную перевозку
Чтобы погасить ветсправку в системе учета, нужно указать номер машины, в которой ожидается поставка. Из-за больших объемов продукция клиента доставляется сразу несколькими машинами и указать конкретный номер машины невозможно.
Чтобы избежать расхождений, мы подготовили шаблон для мультимодальной перевозки. Он позволяет разбить партию на несколько частей и указать номера машин, которые везут груз.
Мультимодальная перевозка
Добавили возможность пакетной отправки транзакции
Чтобы ускорить процесс обработки ветсправок в Россельхознадзоре, мы настроили для клиента пакетную отправку.
Раньше клиент отправлял документы в ведомство по одной транзакции, после чего ожидал ответа от сервера, где было понятно, есть ли ошибка в транзакции или все прошло хорошо.
Мы настроили возможность пакетной отправки: сотрудник выбирает сразу несколько документов, которые нужно отправить, и сервер ведомства выдает информацию по всему списку. Это ускоряет работу в десятки раз.
Чтобы ускорить процесс обработки ветсправок в Россельхознадзоре, мы настроили для клиента пакетную отправку.
Раньше клиент отправлял документы в ведомство по одной транзакции, после чего ожидал ответа от сервера, где было понятно, есть ли ошибка в транзакции или все прошло хорошо.
Мы настроили возможность пакетной отправки: сотрудник выбирает сразу несколько документов, которые нужно отправить, и сервер ведомства выдает информацию по всему списку. Это ускоряет работу в десятки раз.
Помогли свести фактические остатки с данными
в «Меркурии»
Сначала клиент провел инвентаризацию и отправил всю списанную продукцию в «Меркурий» одним списком — около 1000 позиций. Когда Россельхознадзор начал списывать просроченные партии, то увидел объемы несоответствующей продукции и заблокировал ответственное лицо.
При переходе на "восьмерку" мы столкнулись с тем, что реальные остатки и просроченная продукция не соответствовали информации в системе. Например, какой-то партии товара могло не быть на складе, но она отображалась в «Меркурии», и наоборот. Просрочка образовалась из-за того, что реальных остатков на складе было гораздо меньше, чем указанных в «Меркурии».
Чтобы свести остатки и избежать нарушений в дальнейшем, мы объединили в одну операцию списание «неправильных» партий и оприходование «правильных». Теперь клиент может отследить в системе, какие партии возникают «из воздуха» до того, как транзакция уйдет на проверку.
Чтобы свести остатки и избежать нарушений в дальнейшем, мы объединили в одну операцию списание «неправильных» партий и оприходование «правильных». Теперь клиент может отследить в системе, какие партии возникают «из воздуха» до того, как транзакция уйдет на проверку.
Настроили гашение импорта на складе временного хранения
Клиент самостоятельно занимается растаможиванием продукции, разбивает поставку на партии и расписывает по номенклатуре. Например, нужно разбить поставку на партии по 3, 5 и 10 кг, когда поставка по приходной накладной 68 кг.
Чтобы погасить импорт, операторам раньше приходилось вручную делить большой объем на несколько мелких партий, вносить всю информацию и по одной транзакции отправлять в «Меркурий». Это могло занять несколько часов.
В нашей интеграции мы добавили кнопку «Распределить продукцию». Теперь оператору достаточно указать количество партий, их объем в кг или процентное соотношение и отправить на проверку в одной транзакции. Теперь это работа занимает не больше получаса.
Клиент самостоятельно занимается растаможиванием продукции, разбивает поставку на партии и расписывает по номенклатуре. Например, нужно разбить поставку на партии по 3, 5 и 10 кг, когда поставка по приходной накладной 68 кг.
Чтобы погасить импорт, операторам раньше приходилось вручную делить большой объем на несколько мелких партий, вносить всю информацию и по одной транзакции отправлять в «Меркурий». Это могло занять несколько часов.
В нашей интеграции мы добавили кнопку «Распределить продукцию». Теперь оператору достаточно указать количество партий, их объем в кг или процентное соотношение и отправить на проверку в одной транзакции. Теперь это работа занимает не больше получаса.
Теперь больше 8000 номенклатурных позиций подконтрольны «Меркурию»
Добавили функцию сравнения ветсправки
и приходной накладной
Приходная накладная и ветсправка — два разных документа, по которым отчетность должна сходиться. Например, в приходной накладной может быть указана продукция в штуках, а в «Меркурии» — в кг. Из-за разницы единиц измерения в отчетных документах часто возникает путаница. Это приводит к увеличению просрочки.
Мы настроили интеграцию так, чтобы она автоматически пересчитывала штучную продукцию в продукцию по весу. Сотрудник загружает два документа в систему, они сопоставляются по количеству продукции, а на экране цветом отображаются ошибки, если есть расхождения.
и приходной накладной
Приходная накладная и ветсправка — два разных документа, по которым отчетность должна сходиться. Например, в приходной накладной может быть указана продукция в штуках, а в «Меркурии» — в кг. Из-за разницы единиц измерения в отчетных документах часто возникает путаница. Это приводит к увеличению просрочки.
Мы настроили интеграцию так, чтобы она автоматически пересчитывала штучную продукцию в продукцию по весу. Сотрудник загружает два документа в систему, они сопоставляются по количеству продукции, а на экране цветом отображаются ошибки, если есть расхождения.
Результат интеграции: почему все получилось
С помощью нашей интеграции клиент смог автоматизировать бизнес-процессы большого отдела — теперь тот же объем работы может выполнить один человек. Если раньше на оформление 200‒300 отгрузок сотрудник тратил около 8 часов, теперь он может это сделать за 30 минут.
Подобного результата удалось добиться благодаря слаженной работе и пошаговому алгоритму внедрения интеграции. Станислав четко формулировал задачи, затем мы обсуждали вариант решения и выкатывали тестовую версию. Если все работало как надо — отдавали программистам внедрять в продукт, если нет — отправляли на доработку.
Большую роль сыграло то, что Станислав был вовлечен в проект и оперативно давал обратную связь. В штатном режиме решение принималось меньше чем за неделю, а если вопрос был горящий — клиент отвечал в течение пары часов.
С помощью нашей интеграции клиент смог автоматизировать бизнес-процессы большого отдела — теперь тот же объем работы может выполнить один человек. Если раньше на оформление 200‒300 отгрузок сотрудник тратил около 8 часов, теперь он может это сделать за 30 минут.
Подобного результата удалось добиться благодаря слаженной работе и пошаговому алгоритму внедрения интеграции. Станислав четко формулировал задачи, затем мы обсуждали вариант решения и выкатывали тестовую версию. Если все работало как надо — отдавали программистам внедрять в продукт, если нет — отправляли на доработку.
Большую роль сыграло то, что Станислав был вовлечен в проект и оперативно давал обратную связь. В штатном режиме решение принималось меньше чем за неделю, а если вопрос был горящий — клиент отвечал в течение пары часов.
О результатах внедрения
- СтаниславПрограммист КЗВСМы более чем довольны результатом работы. Теперь операторы могут оформлять ветсправки за пару кликов, когда раньше на это уходил весь рабочий день. Кроме того, в ходе работы мы смогли разобраться в остатках, так что теперь у нас значительно снизилось количество просроченной продукции.
Из преимуществ модуля интеграции КБ99 хочу выделить, что для всего производства достаточно одной лицензии. Это выгодно, если у вас есть несколько точек, которые работают в одной системе. Надстройка в код ставится отдельно, поэтому работает в любой конфигурации: торговля, бухгалтерия — неважно. Один раз настроили, после этого все данные сводятся в одну программу.
Порадовала система поддержки: обновление до «восьмерки мы получили бесплатно. У программы обновился только интерфейс, а данные остались прежними. Поэтому мы с чем работали, с тем и работаем.
Понравилось, что команда КБ99 отвечает за результат, а не просто выполняет пункты из ТЗ. Они помогли допилить код, когда по плану все работы уже были завершены и оплачены.
Решение задачи через 1С:Коннект
Как мы планируем доработать интеграцию
В дальнейшем мы хотим доработать интеграцию — добавить возможность оформлять ветсправки по срокам годности автоматически. Для этого нужно выстроить процесс, при котором фактические остатки на складе будут совпадать с остатками в «Меркурии».
Документ будет формироваться автоматически на основе данных по срокам годности, которые в него поступают из складской программы. Оператору останется только сверить эти данные перед отправкой на проверку. По нашим подсчетам благодаря этой функции время оформления ВСД сократится в несколько раз.
В дальнейшем мы хотим доработать интеграцию — добавить возможность оформлять ветсправки по срокам годности автоматически. Для этого нужно выстроить процесс, при котором фактические остатки на складе будут совпадать с остатками в «Меркурии».
Документ будет формироваться автоматически на основе данных по срокам годности, которые в него поступают из складской программы. Оператору останется только сверить эти данные перед отправкой на проверку. По нашим подсчетам благодаря этой функции время оформления ВСД сократится в несколько раз.
Оформляете 200+ ветсправок в день?
Сократим с 8 часов до 30 минут